Plusieurs entreprises optent pour la signature électronique afin de réduire les coûts et de se libérer de tâches administratives à faible valeur ajoutée. Ceci est une solution qui vous permet de signer n’importe quel document et d’automatiser les flux de données. De nombreux types de documents peuvent être signés électroniquement.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est une procédure technologique qui permet de garantir l’intégrité et l’authentification de l’auteur d’un document électronique.
Plusieurs sujets l’appellent aussi signature digitale ou signature numérique. Il peut prendre forme d’une signature manuscrite effectuée sur tablette, d’une signature scannée, d’un nom saisi, d’un critère d’identification digital (voix, rétine, empreinte digitale...) ou encore d’une suite de caractères. Tout comme celle du manuscrit d’un document en papier, la signature électronique permet d’approuver, de valider le contenu d’un document et d’identifier la signataire.
Quels types de documents peut-on signer électroniquement ?
De nombreux
documents sont concernés par la signature électronique. En effet, cette méthode est adaptée à plusieurs types de fichiers tels que : les documents .doc, .dotx, .dotm, .dot, .docx, .docm, .html, .htm, .xps, .wpd, .txt, .rtf, .pdf, .msg, les feuilles de calcul .xlsx, .xlsm, .xls, .csv, les présentations .pptx, .pptm, .ppt, .pps, .potx, .pot, les images .tiff, .tif, .png, .jpeg, .jpg, .gif, .bmp, etc.
De plus, elle peut aussi être réalisée sur tout type de document au format PDF tel que les factures, les devis, les contrats, les baux, les lettres de missions, les bons de commande, les mandats SEPA, les documents RH (renouvellement de période d’essai, plannings, contrat de travail...), les statuts juridiques (greffe du Tribunal de commerce, chambre de commerce et de l’industrie), des documents de banque, NDA, etc. Cette solution permet de sécuriser les documents et de faire des économies ainsi que de gagner en productivité.
Comment mettre en place la signature électronique ?
La digitalisation des documents nécessite les compétences d’une plateforme spécialisée en signature électronique. Il est alors essentiel d’engager un professionnel en ce domaine.
Il faut également placer une gestion électronique des documents (GED). Cela, parce qu’avant de
mettre en place une signature électronique, il faut réaliser une analyse des besoins et de l’existant.
La plateforme en ligne experte à la matière peut faire en sorte d’installer ce processus de manière simple, rapide et efficace. Il est possible de l’effectuer directement sur le site web de la plateforme.
Pour trouver ce spécialiste, il est nécessaire de réaliser quelques recherches sur Internet ou sur les réseaux sociaux. Demander l’avis des entreprises partenaires est aussi une excellente alternative pour bien choisir une plateforme professionnelle dans la digitalisation de documents et dans la signature électronique.