Au cours des 20 dernières années, dans un contexte de transformation numérique de plus en plus féroce, la signature électronique s'est progressivement étendue à divers domaines de l'économie privée et publique, avec une relative liberté. Depuis le déclenchement de la crise sanitaire, le mouvement s'est considérablement accéléré et les services publics n'ont pas été épargnés.
Une question pour la sécurité de signature électronique
Si
l'utilisation des signatures électroniques est simple, et si l'avantage n'est plus vanté (pratique, gain de temps, sécurité, traçabilité), de nombreuses collectivités souhaitent encore savoir comment la déployer. Quels fichiers sont concernés ? Quel est leur circuit ? Quelle est la procédure d'audit interne ? Décentralisation ? Quel volume représente-t-il ? Qui peut signer ? Quel niveau de signature est utilisé ? Ce sont des questions et les réponses à ces questions doivent permettre de consulter la DSI pour élaborer un cahier des charges. En ce qui concerne la sécurité de la signature électronique, il est recommandé d'assurer la plateforme pour cette signature.
Qui peut effectuer la signature électronique pour sa sécurisation ?
En général, au sein de la collectivité, seuls les élus et parfois les représentants (comme le directeur général des services) signent électroniquement. Si les agents utilisent encore rarement la
signature électronique, le but est de la développer ; ou en les fournissant sur support physique Signer l’attestation, ou leur fournir un certificat de livraison instantanée via la plateforme de signature. À noter que le maire peut déléguer sa signature au fonctionnaire mentionné à l'article L.2122-19 du CGCT, mais il doit au préalable émettre un ordre de signature et obtenir une attestation au nom du fonctionnaire ou représentant concerné. Mais veuillez noter que s'il n'y a pas de solution de signature électronique associée, un certificat séparé n'est pas requis.
Quel document soumettre à la signature électronique ?
Dans la collectivité, la signature électronique d'aujourd'hui concerne principalement deux domaines fonctionnels : toutes les ressources humaines pour la gestion quotidienne des documents. Documents d'achats, financiers et comptables tels que des appels d'offres, des commandes, des factures ou des processus Helios. Il est à noter qu'en revanche, en termes de prise de décision et de délibération, les signatures électroniques sont encore en grande partie au stade de développement. Les admissions à l'université ou au lycée, les bibliothèques ou les piscines, les demandes d'aménagement, les locations de mobilier touristique, les raccordements aux réseaux d'eau sont autant d'occasions de dématérialiser un capital important : les usagers responsables respectent les services rendus par la collectivité.